Firman Suchau 
Kecanggihan teknologi di dalam bidang pengolahan data memang semakin meningkat dari hari – ke hari. Orang dapat dengan mudah mengelola dan juga membuat data. Bahkan orang juga dengan mudah memperbanyak data tanpa harus lagi mengeluarkan tenaga. Ada istilah foto copy yaitu teknik penggandaan dokumen secara cepat menggunakan suatu alat teknologi. namun, sekarang ini selain mesin fotocopy, ada juga mesin scanner yang juga membantu atau memudahkan pekerjaan manusia secara cepat.
Mesin scanner ini membantu melakukan scanning pada dokumen berbentuk hard file atau lembar kertas yang berisi tulisan baik tulisan tangan atau tulisan hasil cetakan menjadi dokumen berbentuk soft file yang dapat disimpan di media elektronik seperti gadget , personal computer dan lain lain. Atau kegiatan scanning ini biasa di sebut dengan istilah document imaging.
Adapun kelebihan yang akan dilakukan ketika anda menggunakan mesin scanner untuk mengubah dokumen anda, yaitu di antaranya adalah :
- Hemat ruang
Maksudnya adalah, ketika Anda harus menyimpan dokumen anda dalam bentuk tumpukan kertas, maka anda akan membutuhkan ruang untuk menyimpan dokumen itu. Jika kasusnya seperti di suatu perusahaan, maka dokumen yang harus disimpan akan berjumlah sangat banyak, sehingga ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan dokumen pun akan semakin banyak. Lain hal nya jika anda mengubah dokumen anda menjadi soft file maka anda hanya membutuhkan ruang data di perangkat elektronik anda, baik itu gadget, atau pun personal computer.
- Tidak mudah rusak
Dokumen dalam bentuk soft file akan tetap utuh dan kondisinya akan tetap baik. Sedangkan dokumen dalam bentuk lembaran – lembaran kertas akan mudah rusak seiring waktu. Baik itu terlipat, atau misalnya dimakan hewan rayap, bahkan bisa berubah warnanya menjadi pusing dan juga akan semakin lusuh,.
- Mudah di cari
System dalam perangkat elektronik misalnya gadget atau personal computer akan memungkinkan anda untuk mendapatkan dokumen atau mencari dokumen dalam bentuk soft file dengan sangat mudah dan cepat dibandingkan anda mencari dokumen yang berbentuk tumpukan kertas.
Itulah bebera pakelebihan dari menggunakan teknik document imaging bagi dokumen penting anda.
